IDEA KIELCE: Budżet Obywatelski

§ 1.

Zasady ogólne

1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) KBO – należy przez to rozumieć Kielecki Budżet Obywatelski, który stanowią środki pieniężne, wyodrębnione w ramach budżetu Miasta Kielce, wydatkowane na realizację projektów wybranych przez mieszkańców Kielc, w trybie i na zasadach określonych w Regulaminie;

2) Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin KBO;

3) Mieście – należy przez to rozumieć gminę miejską Kielce- miasto na prawach powiatu;

4) mieszkańcach – należy przez to rozumieć osoby mające miejsce zamieszkania na terenie Miasta Kielce;

5) projekcie – należy przez to rozumieć zadanie służące zaspokajaniu zbiorowych potrzeb wspólnoty lokalnej;

6) wnioskodawcy – należy przez to rozumieć mieszkańca Miasta Kielce składającego projekt;

7) projekcie inwestycyjnym – należy przez to rozumieć zadanie, którego realizacja będzie przyczyniać się do rozwoju miasta Kielce poprzez budowę, modernizację, przebudowę, rozbudowę elementu infrastruktury;

8) projekcie nieinwestycyjnym – należy przez to rozumieć zadanie inne niż inwestycyjne, mające charakter prospołeczny, kulturalny, oświatowy, sportowy lub inny, mający na celu podniesienie jakości życia mieszkańców;

9) „projekcie zielonym” – należy przez to rozumieć podejmowanie działań, które związane są z zazielenianiem  miasta i tworzeniem atrakcyjnych dla mieszkańców terenów  zieleni, w szczególności:

a) nasadzenia roślinności na terenach zieleni miejskiej, w tym zieleni przydrożnej, zieleni osiedlowej na gruntach stanowiących własność miasta, zieleni towarzyszącej miejskim obiektom użyteczności publicznej,

b) renowację i modernizację istniejących terenów zieleni obejmującą działania, których głównym celem jest wprowadzenie nowych oraz poprawa stanu istniejących nasadzeń, rekultywację zniszczonych terenów zieleni,

c) tworzenie nowych terenów zieleni: skwerów, zieleńców, parków, niewielkich powierzchniowo obiektów takich jak parki kieszonkowe,

d) wprowadzanie zieleni w miejsca dotychczas jej pozbawione poprzez zmianę zagospodarowania istniejących nawierzchni i wykonanie nasadzeń, wprowadzenie pnączy na elewację, ekrany akustyczne i inne podobne konstrukcje, wykonanie zielonych dachów na obiektach miejskich,   

e) budowę ogrodów deszczowych i innych obiektów służących bioretencji”.

10) ogólnodostępności – należy przez to rozumieć zapewnienie możliwości bezpłatnego korzystania z rezultatów projektów wybranych w ramach KBO przez zainteresowane osoby, która w szczególności w odniesieniu do:

a) projektów inwestycyjnych oznacza, że zarządzający obiektem ma obowiązek umożliwić korzystanie z danego obiektu każdego dnia w godzinach od 6:00 do 22:00;

b) projektów nieinwestycyjnych pozwala na wprowadzenie ograniczeń ilościowych w zależności od charakteru projektu;

11) uniwersalnym projektowaniu – należy przez to rozumieć taką zasadę projektowania środowiska, usług, produktów i programów, dzięki której są one użyteczne dla wszystkich w możliwie największym stopniu, bez potrzeby adaptacji lub specjalistycznego projektowania.

12) Komisji – należy przez to rozumieć komisję do spraw KBO powołaną przez Prezydenta Miasta Kielce spośród:

a) radnych Miasta Kielce,

b) członków Miejskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego w Kielcach,

c) członków Młodzieżowej Rady Miasta Kielce,

d) członków Kieleckiej Rady Seniorów,

e) urzędników Urzędu Miasta Kielce i jednostek organizacyjnych Miasta Kielce.

13) Osoby, o których mowa w punkcie 12) lit. a)-d) winny być wskazane w sposób właściwy dla działania tych organów.

2. W ramach KBO mogą być realizowane projekty:

1) należące do zadań własnych gminy;

2) spełniające kryterium celowości i gospodarności;

3) zlokalizowane na nieruchomościach będących własnością Miasta Kielce, nieobciążonych na rzecz osób trzecich oraz nieruchomościach będących w trwałym zarządzie jednostek organizacyjnych miasta pod warunkiem, iż cel projektu jest zbieżny z celem na jaki została ta nieruchomość przeznaczona, określonym w decyzji wydanej w trybie art. 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 1899 ze zm.);

4) zgodne z przepisami obowiązującego prawa, w tym aktami prawa miejscowego;

5) które nie naruszają praw osób trzecich, w tym prawa własności i/lub praw autorskich;

6) których realizacja jest możliwa w trakcie jednego roku budżetowego;

7) których realizacja jest możliwa ze względów technicznych i technologicznych;

8) które generują koszty realizacji i eksploatacji współmierne w stosunku do wartości projektu;

9) których koszt realizacji mieści się w granicach przewidzianych w KBO dla tego typu projektów;

10) spełniające kryterium ogólnodostępności;

11) których realizacja nie będzie powodowała powstania korzyści majątkowej dla wnioskodawcy;

12) które nie będą zakładały wykonania wyłącznie jednego z elementów lub etapów realizacji większego projektu;

13) zgodne z zasadami współżycia społecznego oraz będące neutralne ideologicznie.

3. Projekty dzielą się na:

1) inwestycyjne:
a) duże – gdy koszt realizacji pojedynczego projektu przekracza kwotę 200.000 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych);
b) małe – gdy koszt realizacji pojedynczego projektu nie przekracza 200.000 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych);

2) nieinwestycyjne – gdy koszt realizacji pojedynczego projektu nie przekracza kwoty 30.000 zł, (słownie: trzydzieści tysięcy złotych);

3) „zielone”, o których mowa w ust.1 pkt 9.

4. Podział środków pieniężnych na poszczególne kategorie ustali Prezydent Miasta Kielce.

5. Projekty zostaną zrealizowane w następnym roku budżetowym po zakończeniu procedury ich wyłonienia.

6. Harmonogram prac związanych z KBO będzie publikowany na stronie Idea Kielce – Budżet obywatelski pod adresem www.bo.kielce.eu.

7. Harmonogram prac związanych z KBO określa terminy:

1) zgłaszania projektów,

2) publikacji zgłoszonych projektów,

3) weryfikacji projektów,

4) publikacji list projektów ocenionych pozytywnie i negatywnie,

5) odwołań składanych w przypadku projektów ocenionych negatywnie,

6) publikacji listy projektów dopuszczonych do głosowania,

7) przeprowadzenia głosowania,

8) ogłoszenia wyników głosowania.

§ 2.

Zgłaszanie projektów

1. Projekty składa się w terminie określonym w harmonogramie.

2. Warunkiem zgłoszenia projektu jest udzielenie poparcia przez 15 mieszkańców oprócz wnioskodawcy.

3. Każdy mieszkaniec może udzielić poparcia dla więcej niż jednego projektu.

4. Udzielenie poparcia odbywa się poprzez złożenie podpisu na liście poparcia projektu, której wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. Do każdego projektu wymagana jest odrębna lista poparcia.

5. Wnioskodawca może zgłosić dowolną liczbę projektów.

6. Zgłoszenie projektu odbywa się wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem strony internetowej Idea Kielce – Budżet obywatelski pod adresem www.bo.kielce.eu, poprzez wypełnienie wszystkich pól obowiązkowych formularza i dołączenie skanu listy poparcia projektu.

7. Projekty mogą być zgłaszane również w specjalnie zorganizowanych na terenie Miasta punktach wyposażonych w przygotowane do tego celu stanowisko komputerowe. W punktach będzie zapewniona pomoc upoważnionych pracowników w zakresie obsługi technicznej stanowiska i wypełnienia formularza elektronicznego. Wykaz punktów, o których mowa będzie dostępny na stronie Budżet obywatelski – Idea Kielce pod adresem internetowym www.bo.kielce.eu.

8. Formularz projektu zawiera następujące pola:

1) podstawowe informacje o projekcie:
a) rodzaj projektu,
b) nazwa,
c) proponowana lokalizacja,
d) szacunkowy koszt,

2) opis projektu wraz z uzasadnieniem,

3) opis działań,

4) informację, czy złożony projekt uwzględnia, o ile to jest możliwe – zasady uniwersalnego projektowania, o którym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,

5) dodatkowe informacje o projekcie ze szczególnym uwzględnieniem: kosztorysu projektu, uzyskanych zgód, analiz prawnych, dokumentacji technicznej itp.,

6) dane wnioskodawcy: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail,

7) zgodę na udostępnianie danych osobowych oraz na zawarcie umowy przekazania praw autorskich do projektu,

8) dane przedstawiciela ustawowego/opiekuna prawnego osoby małoletniej, która nie ukończyła 13 roku życia,

9) oświadczenie przedstawiciela ustawowego/ opiekuna prawnego o wyrażeniu zgody na złożenie projektu przez osobę poniżej 13 roku życia.

9. Oryginał listy poparcia projektu należy dostarczyć w zamkniętej kopercie osobiście lub wysłać pocztą na adres: Urząd Miasta Kielce, Wydział Przedsiębiorczości i Komunikacji Społecznej, ul. Strycharska 6, 25-659 Kielce w terminie 3 dni od dnia zgłoszenia projektu. W przypadku list poparcia nadesłanych drogą pocztową liczyć się będzie data wpływu do Urzędu Miasta Kielce.

10. Wnioskodawca może wycofać zgłoszony projekt w dowolnym momencie ale nie później niż do zakończenia posiedzenia Komisji i ustalenia list projektów, o których mowa w § 3 ust. 23.

11. W przypadku projektu stanowiącego utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz.U. 2019 poz.1231 ze zm.) wnioskodawca zobowiązany będzie do zawarcia odpowiedniej umowy w zakresie nieodpłatnego przekazania na rzecz Miasta całości praw autorskich majątkowych i zależnych do projektu albo udzielenia nieodpłatnej, nieograniczonej czasowo, terytorialnie i ilościowo licencji na zasadach określonych w załączniku nr 2 do Regulaminu. Umowa, o której mowa powyżej winna być zawarta do czasu zakończenia weryfikacji merytorycznej i prawnej.

12. Lista zgłoszonych projektów jest podawana do publicznej wiadomości na stronie internetowej Budżet obywatelski – Idea Kielce pod adresem internetowym www.bo.kielce.eu.

§ 3.

Weryfikacja projektów

1. Projekty podlegają weryfikacji:

1) formalnej – przez Wydział Przedsiębiorczości i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Kielce, odpowiedzialny za koordynowanie KBO;

2) merytorycznej i prawnej – przez właściwe merytorycznie wydziały, biura Urzędu Miasta Kielce lub jednostki organizacyjne Miasta.

2. Weryfikacja formalna polega na ocenie projektu w oparciu o poniższe kryteria:

1) złożenie formularza w terminie określonym w harmonogramie,

2) posiadanie uprawnień do zgłaszania projektu,

3) wypełnienie wszystkich pól formularza zgłoszeniowego,

4) załączenie skanu listy poparcia,

5) dostarczenie oryginału listy poparcia.

3. W przypadku stwierdzenia braków formalnych w projekcie Wydział Przedsiębiorczości i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Kielce informuje Wnioskodawcę o konieczności ich usunięcia w terminie 5 dni roboczych od powiadomienia, pod rygorem odrzucenia projektu.

4. Wnioskodawca jest uprawniony do dokonywania wszystkich czynności związanych z projektem, w tym udzielania wyjaśnień, usuwania braków i nieścisłości, zmiany projektu, a także do wycofania projektu do czasu, o którym mowa w § 2 ust. 10.

5. Weryfikacji merytorycznej i prawnej podlegają jedynie projekty zweryfikowane pozytywnie pod względem formalnym.

6. Weryfikacja merytoryczna i prawna polega na ocenie projektu w oparciu o kryteria określone w § 1 ust. 2 oraz uwzględnienia o ile jest to możliwe - uniwersalnego projektowania, o którym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U.2020, poz. 1062).

7. W przypadku zgłoszenia dwóch lub więcej projektów dotyczących tego samego zagadnienia lub zbieżnych co do zakresu, dotyczących tego samego terenu, wydział merytoryczny, biuro lub miejska jednostka organizacyjna dokonująca oceny kontaktuje się z wnioskodawcami celem wypracowania projektu wspólnego.

8. Każdy projekt może zostać zmieniony na etapie oceny merytorycznej jeżeli właściwy merytorycznie wydział, biuro Urzędu Miasta Kielce lub jednostka organizacyjna Miasta dokonująca oceny uzna, że będzie on możliwy do realizacji pod warunkiem dokonania niezbędnych modyfikacji. Zaproponowane modyfikacje nie mogą wpływać na istotę projektu i wymagają pisemnej zgody wnioskodawcy.

9. W przypadku braku możliwości realizacji projektu inwestycyjnego lub projektu „zielonego” na działce wskazanej przez wnioskodawcę wydział merytoryczny, biuro lub jednostka organizacyjna Miasta wskazuje - o ile to jest możliwe - inną lokalizację (maksymalnie 2).

10. W przypadku projektów nieinwestycyjnych lub projektów „zielonych”, w których charakter i istota projektu nie są związane ze ściśle określoną lokalizacją proponowaną przez wnioskodawcę lokalizacja nie jest wiążąca na etapie realizacji projektu.

11. Projekt jest weryfikowany negatywnie w przypadku:

1) braku kontaktu z wnioskodawcą, po 3 udokumentowanych próbach kontaktu w zakresie proponowanych zmian w projekcie, po upływie terminu wyznaczonego w ostatniej korespondencji z wnioskodawcą,

2) braku zgody wnioskodawcy na zmianę projektu w zakresie o którym mowa w ust. 8 i 9.

12. W przypadkach przewidzianych w ust. 7 oraz ust. 9 wydział merytoryczny, biuro lub jednostka organizacyjna Miasta może zorganizować spotkanie z udziałem wnioskodawców lub wnioskodawcy celem omówienia odpowiednio możliwości wypracowania projektu wspólnego lub ustalenia lokalizacji projektu inwestycyjnego lub „zielonego”.

13. Listy projektów ocenionych pozytywnie i negatywnie wraz z uzasadnieniem zostają opublikowane na stronie internetowej Budżet obywatelski – Idea Kielce pod adresem internetowym www.bo.kielce.eu po zakończeniu weryfikacji.

14. Wnioskodawca, którego projekt został negatywnie oceniony, uprawniony jest do złożenia odwołania. Odwołanie winno zawierać uzasadnienie.

15. Odwołanie wnosi się w terminie 7 dni od dnia opublikowania listy projektów ocenionych negatywnie.

16. Odwołanie wnosi się do Komisji za pośrednictwem Urzędu Miasta Kielce w następujących formach:

1) dokumentu elektronicznego,

2) pisemnej (osobiście lub pocztą) na adres: Urząd Miasta Kielce, Wydział Przedsiębiorczości i Komunikacji Społecznej ul. Strycharska 6, 25-659 Kielce, z dopiskiem „Budżet Obywatelski odwołanie”.

17. Za datę wniesienia odwołania uznaje się datę wpływu do Urzędu Miasta Kielce lub do sytemu informatycznego. Odwołanie wniesione po terminie pozostawia się bez rozpoznania, o czym informuje się wnioskodawcę.

18. Komisja rozpatruje odwołanie na posiedzeniu jawnym. Wnioskodawcę o terminie i miejscu posiedzenia Komisji informuje się pisemnie lub w formie elektronicznej w zależności od tego w jakiej formie zostało złożone odwołanie. Wnioskodawca może uczestniczyć w posiedzeniu Komisji z prawem zabierania głosu, w tym prezentowania projektu.

19. Po rozpatrzeniu odwołania Komisja może:

1) uwzględnić odwołanie,

2) oddalić odwołanie.

22. Rozstrzygnięcie w przedmiocie odwołania Komisja podejmuje bezwzględną większością głosów obecnych na posiedzeniu członków Komisji. 23. Po zakończeniu procedury odwoławczej Komisja tworzy listy projektów:

1) dopuszczonych do głosowania, na której umieszcza projekty ocenione pozytywnie oraz te, w stosunku do których uwzględniono odwołanie;

2) ostatecznie odrzuconych.

24. Lista projektów ostatecznie odrzuconych zawiera uzasadnienie negatywnej oceny każdego projektu.

25. Lista projektów dopuszczonych do głosowania odzwierciedla podział, o którym mowa w § 1 ust. 3.

26. Projekty dopuszczone do głosowania umieszcza się na liście projektów dopuszczonych do głosowania w kolejności losowej wraz z indywidualnym identyfikatorem przyporządkowanym każdemu projektowi.

27. Lista projektów dopuszczonych do głosowania zostaje opublikowana na stronie internetowej Budżet obywatelski – Idea Kielce pod adresem internetowym www.bo.kielce.eu oraz w formie komunikatów medialnych.

§ 4.

Głosowanie

1. Termin głosowania zostaje podany do wiadomości publicznej zgodnie z harmonogramem.

2. Uprawniony do udziału w głosowaniu jest każdy mieszkaniec Miasta, który może głosować wyłącznie jeden raz. W celu zapewnienia jednokrotności głosowania podaje się: imię, nazwisko, adres zamieszkania, datę urodzenia oraz numer telefonu, na który zostanie wysłany SMS z kodem potwierdzającym oddanie głosu. Po wprowadzeniu do formularza do głosowania kodu aktywacyjnego głos zostaje zapisany w systemie do głosowania. Na jeden numer telefonu może zostać wysłany maksymalnie 1 sms z kodem potwierdzającym oddanie głosu.

3. W przypadku osób poniżej 13 roku życia wymagana jest zgoda przedstawiciela ustawowego/ opiekuna prawnego na udział w głosowaniu. W tym celu należy wybrać właściwy formularz, odrębny dla osób poniżej 13 roku życia.

4. Głosowanie odbywa się elektronicznie za pośrednictwem strony internetowej Budżet obywatelski – Idea Kielce pod adresem internetowym www.bo.kielce.eu.

5. Osobom, które nie posiadają dostępu do internetu, telefonu komórkowego zapewnia się możliwość oddania głosu w zorganizowanych na terenie Miasta punktach do głosowania. W celu zapewnienia bezpośredniości głosowania w punkcie konieczne będzie okazanie upoważnionemu pracownikowi punktu dokumentu potwierdzającego tożsamość. Po zweryfikowaniu tożsamości osoby głosującej pracownik punktu potwierdza oddanie głosu przez zatwierdzenie formularza do głosowania unikalnym kodem. Wykaz punktów, o których mowa będzie dostępny na stronie Budżet obywatelski – Idea Kielce pod adresem internetowym www.bo.kielce.eu.

6. W ramach jednego głosu można wybrać z listy projektów dopuszczonych do głosowania maksymalnie:

1) 1 projekt inwestycyjny duży,

2) 2 projekty „zielone”,

3) 3 projekty inwestycyjne małe,

4) 4 projekty nieinwestycyjne.

§ 5.

Ogłoszenie wyników głosowania

1. Wyniki głosowania ogłasza się w terminie 14 dni od daty zakończenia głosowania:

1) na stronie internetowej Idea Kielce – Budżet obywatelski pod adresem www.bo.kielce.eu,

2) w formie komunikatów medialnych.

2. Ogłoszenie zawiera informację o:

1) liczbie oddanych głosów na poszczególne projekty,

2) projektach, które zostaną skierowane do realizacji.

3. Projekty są uporządkowane według liczby oddanych głosów, poczynając od projektu z największą liczbą głosów, z uwzględnieniem podziału projektów, o którym mowa w § 1 ust. 3.

4. Realizacji podlegają projekty, które uzyskały kolejno największą liczbę głosów i mieszczą się w kwocie środków finansowych przeznaczonych na realizację poszczególnych kategorii projektów oraz Wnioskodawca zawarł odpowiednią umowę w zakresie nieodpłatnego przekazania na rzecz Miasta całości praw autorskich majątkowych i zależnych do projektu albo udzielił nieodpłatnej, nieograniczonej czasowo, terytorialnie i ilościowo licencji, o której mowa w § 2 ust. 11.

5. W przypadku, w którym nie wystarcza środków na realizację kolejnego projektu na liście projektów w poszczególnych kategoriach, istnieje możliwość przeprowadzenia konsultacji z Wnioskodawcą w zakresie merytorycznego ograniczenia projektu do wartości kwoty dostępnej w danej kategorii pod warunkiem, że brakująca kwota nie przekracza 30% wartości całego projektu oraz istnieje techniczna możliwość ograniczenia lub korekty zakresu projektu, bez utraty jego istotnego charakteru

6. Wnioskodawca wyraża zgodę na ograniczenie lub korektę projektu w terminie 3 dni od pierwszej udokumentowanej próby kontaktu.

7. W przypadku niewyrażenia zgody, o której mowa w ust. 6 lub po 3 udokumentowanych nieskutecznych próbach kontaktu z Wnioskodawcą procedowany jest kolejny projekt z listy.

8. Konsultacje, o których mowa w ust. 5 przeprowadza właściwy merytorycznie wydział, biuro Urzędu Miasta Kielce lub jednostka organizacyjna Miasta, która dokonywała oceny merytorycznej projektu w terminie do 5 dni od wyrażenia przez Wnioskodawcę zgody, o której mowa w ust. 6

9. W przypadku gdy kilka różnych projektów inwestycyjnych dotyczących tej samej lokalizacji otrzyma ilość głosów upoważniającą do wpisania ich na listę projektów do realizacji, zakwalifikowany zostanie wyłącznie ten z największą liczbą głosów.

10. W przypadku uzyskania tej samej liczby głosów przez dwa lub więcej projektów w ramach danej kategorii, o zakwalifikowaniu projektu do realizacji decyduje Komisja.